POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

 

(Version du 21/08/2026)

Introduction

La Clé ASBL, située Rue Louis Scutenaire 5, 1030 Schaerbeek, et enregistrée sous le numéro d’entreprise 0413.028.176 (ci-après « La Clé » ou « nous »), accorde une grande importance à la protection de vos données personnelles et au respect de votre vie privée.

 

Cette Politique de confidentialité vous explique de manière simple et transparente quelles données nous recueillons, pourquoi nous les utilisons, avec qui nous pouvons les partager, combien de temps nous les conservons, comment nous les protégeons et quels sont vos droits.

 

Nous traitons vos données conformément aux règles applicables en matière de protection des données, notamment au Règlement général sur la protection des données (RGPD).

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Nous veillons à utiliser vos données de manière loyale, transparente et sécurisée, uniquement lorsque cela est nécessaire et pour des objectifs clairement définis.

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1. Quelles données traitons nous ?

Selon votre relation avec La Clé, nous pouvons être amenés à traiter différentes catégories de données à caractère personnel. Les données que nous traitons peuvent notamment concerner les personnes suivantes :

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• Les jeunes accompagnés par La Clé (nos résidents)

Nous pouvons traiter les catégories de données suivantes :

• Données d’identification et de contact

Nom, prénom, date de naissance, adresse, téléphone, adresse e-mail et coordonnées des représentants légaux

• Données relatives à l’accueil et au séjour

Dates d’entrée et de sortie, durée du séjour, présence et absence, retours en famille, groupe de vie et organisation quotidienne.

• Données relatives à la vie quotidienne et à l’accompagnement

Conditions de vie, autonomie, hygiène, alimentation, sommeil, activités, observations éducatives, évolution, objectifs et bilans.

• Données familiales, sociales et relatives au parcours

Composition familiale, situation sociale, contexte de vie, parcours institutionnel, scolaire et de formation, établissement fréquenté, orientation et besoins pédagogiques.

• Données de santé, de handicap et d’accessibilité

Informations nécessaires à l’accompagnement, notamment concernant le handicap, les besoins de communication, les traitements, allergies, pathologies, consignes médicales et adaptations nécessaires. Ces données peuvent constituer des données de santé ou d’autres catégories particulières de données au sens du RGPD

• Données relatives à la communication et aux partenaires

Langue ou mode de communication, besoins d’adaptation, coordonnées des professionnels et organismes intervenant dans l’accompagnement, ainsi que les informations utiles échangées avec eux.

• Données relatives à la sécurité et aux événements

Incidents, situations de crise, faits marquants, alertes, mesures prises et éléments nécessaires à la sécurité et à la continuité de l’accompagnement.

• Données relatives aux autorisations, demandes et réclamations

Autorisations et consentements, restrictions, demandes, plaintes, réclamations, médiations et décisions concernant la poursuite ou l’évolution de l’accompagnement.

• Données relatives à la sortie et à la continuité du parcours

Préparation de la sortie, relais vers d’autres structures ou professionnels, informations nécessaires à la continuité de l’accompagnement et, lorsque cela est nécessaire, éléments relatifs à la situation après le séjour.

• Données photographiques et audiovisuelles

Photographies ou vidéos prises dans le cadre des activités, lorsque leur collecte et leur utilisation sont prévues et autorisées.

 

• Les collaborateurs et candidats

Nous pouvons traiter les catégories de données suivantes :

• Données d’identification et de contact

Nom, prénom, date de naissance, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, état civil, nationalité, numéro de registre national et personne à contacter en cas d’urgence

• Données relatives au parcours professionnel

CV, lettre de motivation, diplômes, certificats, titres professionnels, expériences, compétences, fonction, affectation, ancienneté et formations

• Données relatives à la relation de travail

Contrat de travail et ses éventuels avenants, type de contrat, fonction, description de poste, dates d’entrée et de sortie et conditions de rémunération

• Données relatives à la gestion du travail

Horaires, prestations, congés, absences, évaluations, formations et, le cas échéant, mesures ou sanctions disciplinaires

• Données relatives à la rémunération et à la gestion sociale

Rémunération, coordonnées bancaires, avantages et indemnités, numéro ONSS, déclarations sociales, notamment DIMONA, et remboursements de frais

• Données de pointage et de contrôle des accès

Identifiant du badge ou du collaborateur, dates et heures d’entrée et de sortie et identifiant du terminal utilisé

• Données photographiques et audiovisuelles

Photographies et vidéos prises dans le cadre des activités de La Clé, lorsque leur utilisation est prévue et autorisée

• Données de santé et autres catégories particulières de données

Certificats médicaux, incapacités de travail, informations nécessaires à un aménagement du poste et autres données de santé, lorsqu’elles peuvent être légalement traitées et dans la mesure nécessaire

 

• Les visiteurs et utilisateurs du site internet

Lorsque vous consultez ou utilisez le site internet de La Clé (www.lacleasbl.be), nous pouvons traiter les catégories de données suivantes :

• Données d’identification et de contact

Nom, prénom, adresse e-mail, coordonnées de contact et, le cas échéant, organisation ou fonction et langue de communication

• Données de communication

Objet et contenu de votre demande, historique des échanges, réponses apportées, suivi du contact et, le cas échéant, informations relatives à votre désinscription

• Données liées aux formulaires

Informations que vous saisissez dans un formulaire, message libre, pièces jointes, date et heure de l’envoi et informations relatives au canal par lequel vous nous contactez

• Données relatives à la newsletter

Adresse e-mail, statut d’inscription ou de désinscription, preuve du consentement et, le cas échéant, préférences d’abonnement

• Données de navigation et techniques

Adresse IP, identifiant de session, pages consultées, durée de visite, clics, source de trafic, type de navigateur, type d’appareil et données d’audience

• Données relatives à vos choix et préférences

Choix concernant les cookies et autres technologies similaires, préférences de confidentialité et consentements relatifs aux communications

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• Les autres personnes en relation avec La Clé

Selon la nature de leur relation avec La Clé, nous pouvons également traiter des données concernant notamment les donateurs, administrateurs, bénévoles, partenaires, fournisseurs, prestataires, proches, représentants légaux ou autres personnes qui entrent en contact avec nous. Les catégories de données concernées peuvent notamment être les suivantes :

• Données d’identification et de contact

Nom, prénom, coordonnées, adresse, date de naissance et, lorsque cela est nécessaire, numéro de registre national (NISS)

• Données relatives à la relation avec La Clé

Fonction, qualité ou rôle au sein de La Clé ou dans une organisation partenaire, mandat, dates de début et de fin de la relation et informations nécessaires à son suivi

• Données de communication

Demandes, commentaires, messages, historique des échanges et informations relatives au suivi de la relation

• Données relatives aux dons

Montant et fréquence des dons, date du don, moyen de paiement et, lorsque cela est nécessaire, coordonnées bancaires

• Données administratives et financières

Informations nécessaires à la facturation, au paiement, à la gestion des frais ou au respect des obligations administratives et comptables

• Documents et justificatifs

Attestations fiscales, justificatifs et autres documents nécessaires à la gestion de la relation ou au respect des obligations légales

• Données photographiques et audiovisuelles

Photographies et vidéos prises dans le cadre des activités de La Clé, lorsque leur utilisation est prévue et autorisée

 

2. Pourquoi traitons-nous vos données ?

 Les données à caractère personnel ne sont recueillies et traitées qu’aux seules fins mentionnées ci-dessous :

1. Évaluer l’adéquation entre la situation du jeune, les besoins exprimés et les missions de La Clé afin de décider d’une admission, d’une orientation alternative ou d’une mise en attente ;

2. Assurer l’accueil du jeune en logement collectif, organiser son séjour et encadrer son quotidien dans un cadre stable, sécurisé et adapté à son âge, à sa maturité et à son mode de vie ;

3. Élaborer, mettre en œuvre et assurer le suivi d’un accompagnement éducatif global, individualisé et adapté aux besoins spécifiques de chaque jeune accueilli ;

4. Gérer la relation de travail et l’administration du personnel ;

5. Maintenir un lien et soutenir, de manière ponctuelle, la transition du jeune accompagné après la sortie du dispositif ;

6. Gérer les échanges avec les personnes externes et répondre aux sollicitations adressées à l’ASBL ;

7. Traiter les dons reçus et établir les documents fiscaux associés ;

8. Assurer la gestion financière de l’ASBL et le respect de ses obligations légales et réglementaires ;

9. Assurer la gestion, le fonctionnement et l’optimisation du site internet de La Clé, permettre la prise de contact via les formulaires en ligne et gérer les communications numériques ;

 

3. Sur quelle base juridique traitons-nous vos données ?

Le traitement de vos données à caractère personnel repose, selon la finalité poursuivie et les circonstances, sur l’une ou plusieurs des bases juridiques prévues par le RGPD :

• De l’exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles (finalités 1 à 4) ;

• D'un intérêt légitime (finalité 5 à 7) ou du respect d’une obligation légale (finalité 8) ;

• De votre consentement (finalité 9), en particulier pour les données audiovisuelles, les newsletters ainsi que les cookies et traceurs non essentiels.

 

Certaines données que nous traitons peuvent constituer des catégories particulières de données au sens du RGPD, notamment les données relatives à la santé ou au handicap. Ces données ne sont traitées que lorsqu’elles sont nécessaires pour la prise en charge et à l’accompagnement social et éducatif des jeunes accueillis, et dans le respect des conditions prévues par le RGPD. Lorsqu’elles sont couvertes par le secret professionnel, elles sont traitées avec les garanties de confidentialité appropriées.

 

4. D’où viennent vos données ?

Nous recueillons principalement vos données directement auprès de vous, notamment lorsque vous nous contactez, introduisez une demande d’admission, nous transmettez des documents ou des informations, postulez à un emploi au sein de La Clé, collaborez avec nous ou effectuez un don.

 

Ces données peuvent nous être communiquées par différents moyens, notamment au moyen de formulaires papier ou en ligne, lors d’entretiens, de réunions ou d’activités, par e-mail, téléphone ou courrier, ainsi que lors de l’utilisation de notre site internet.

 

Dans certaines situations, nous pouvons également recevoir des données par l’intermédiaire de tiers, lorsque cela est nécessaire à nos activités et dans le respect de la réglementation applicable. Il peut notamment s’agir :

• de votre représentant légal, d’un proche ou d’une personne de référence ;

• de professionnels ou services participant à votre accompagnement ;

• d’organismes publics ou pouvoirs subsidiant, notamment le PHARE, la COCOF ou d’autres administrations compétentes ;

• d’organismes de sécurité sociale ou autres organismes sociaux ;

• de votre mutuelle ;

• de nos partenaires ou autres organismes avec lesquels nous collaborons dans le cadre de nos activités.

Lorsque nous recevons des données de tiers, nous veillons à ce que leur collecte et leur utilisation soient justifiées par une finalité déterminée et respectent les règles applicables en matière de protection des données.

 

Dans tous les cas, nous appliquons le principe de minimisation : nous ne recueillons et ne traitons que les données qui sont nécessaires aux finalités poursuivies.

 

5. Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous conservons vos données à caractère personnel pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées. Lorsque la loi nous impose de conserver certaines données pendant une durée déterminée, nous respectons également ces obligations.

 

La durée de conservation peut donc varier en fonction de la nature des données, de la raison pour laquelle nous les utilisons et de notre relation avec vous.

 

À titre indicatif, les principales durées de conservation sont les suivantes :

 

Si vous êtes un jeune accompagné par La Clé ou son représentant :

• jusqu’à 10 ans après la fin de l’accompagnement ou de l’hébergement, selon la nature des données concernées ;

• jusqu’à 2 ans après le dernier contact pour les candidatures non retenues.

Si vous êtes un collaborateur ou un ancien collaborateur :

• jusqu’à 10 ans après la fin de la relation de travail ou de collaboration, lorsque cette conservation est nécessaire au regard des obligations légales ou de la gestion de la relation ;

• pour les candidatures non retenues, jusqu’à 6 mois après le dernier contact, sauf si une durée plus longue est justifiée ou si vous avez consenti à ce que votre candidature soit conservée plus longtemps.

Pour les données comptables, financières et fiscales :

• jusqu’à 10 ans après la clôture de l’exercice comptable concerné, lorsque cette durée est prévue ou justifiée par les obligations légales applicables.

 

Ces durées constituent des durées maximales ou indicatives selon les catégories de données. Certaines données peuvent être supprimées plus tôt lorsqu’elles ne sont plus nécessaires. À l’inverse, certaines données peuvent devoir être conservées plus longtemps lorsque la loi l’impose ou lorsque leur conservation est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

 

À l’issue de la durée de conservation applicable, les données sont supprimées ou, lorsque cela est possible et pertinent, anonymisées.

 

6. Qui a accès à vos données

Vos données à caractère personnel sont accessibles uniquement aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions et dans la mesure nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Selon votre relation avec La Clé et la nature des données concernées, il peut notamment s’agir :

• des membres du personnel et de la direction de La Clé dûment habilités ;

• des professionnels et services participant à votre accompagnement, lorsque la transmission de ces données est nécessaire à celui-ci ;

• de certains partenaires et organismes publics avec lesquels La Clé collabore, lorsque cette transmission est nécessaire à nos missions ou prévue par la réglementation ;

• de nos prestataires et sous-traitants, notamment dans les domaines informatique, administratif, comptable ou technique, lorsque leur intervention nécessite l’accès à certaines données ;

• des autorités administratives, judiciaires ou autres autorités compétentes, lorsque la loi nous impose ou nous autorise à leur communiquer certaines données.

 

Lorsque nous faisons appel à des sous-traitants, nous veillons à ce qu’ils présentent des garanties suffisantes en matière de protection des données et à ce qu’ils ne traitent les données que conformément à nos instructions et aux exigences du RGPD.

 

Nous ne vendons pas vos données à caractère personnel et nous ne les communiquons pas à des tiers à des fins commerciales.

 

Lorsque la loi, une décision judiciaire ou une demande d’une autorité compétente nous impose de communiquer certaines données, nous ne transmettons que les informations nécessaires dans le respect des obligations légales applicables.

 

7. Vos données sont-elles envoyées en dehors de l'Europe ?

Certains de nos prestataires peuvent, dans le cadre de leurs services, traiter ou stocker certaines données à caractère personnel en dehors de l’Espace économique européen (EEE).

 

Lorsque de tels transferts ont lieu, La Clé veille à ce qu’ils soient réalisés conformément au RGPD et à ce que les garanties nécessaires à la protection de vos données soient mises en place.

 

Selon le pays concerné et les circonstances, ces garanties peuvent notamment reposer sur une décision d’adéquation de la Commission européenne, sur des garanties appropriées telles que les clauses contractuelles types, ou sur un autre mécanisme de transfert prévu par le RGPD.

 

Vous pouvez contacter notre Délégué à la protection des données pour obtenir davantage d’informations sur les transferts éventuels de vos données en dehors de l’EEE et sur les garanties mises en place pour les protéger.

 

8. Comment protégeons-nous vos données ?

La Clé met en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos données à caractère personnel contre la perte, la destruction, la modification, la divulgation ou l’accès non autorisé.

 

Ces mesures sont adaptées à la nature des données traitées et aux risques auxquels elles peuvent être exposées. Elles comprennent notamment :

• des contrôles d’accès permettant de limiter l’accès aux données aux seules personnes habilitées et dans la mesure nécessaire à leurs fonctions ;

• des règles internes de confidentialité et de gestion des droits d’accès ;

• un stockage sécurisé des données, avec une organisation des espaces et des droits d’accès adaptée aux différentes catégories de données ;

• des mesures visant à assurer la traçabilité des accès et des modifications, lorsque cela est nécessaire ;

• la protection des documents papier contenant des données personnelles, notamment par leur conservation dans des espaces sécurisés et accessibles uniquement aux personnes autorisées ;

• des sauvegardes régulières afin de permettre la récupération des données en cas de perte, de suppression accidentelle ou d’incident technique ;

• une sélection et un suivi appropriés de nos sous-traitants, notamment en ce qui concerne leurs garanties en matière de protection et de sécurité des données ;

• la suppression ou la destruction sécurisée des données lorsqu’elles ne sont plus nécessaires ou lorsque leur durée de conservation arrive à échéance.

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La Clé veille également à sensibiliser les personnes ayant accès aux données à leurs obligations en matière de confidentialité et de protection des données.

 

Malgré les mesures mises en place, aucune mesure de sécurité ne permet de garantir un risque nul. Nous réévaluons régulièrement nos mesures de protection afin de les adapter, lorsque cela est nécessaire, à l’évolution des risques et de nos activités.

 

9. Vos droits sur vos données personnelles

Le RGPD vous donne plusieurs droits concernant vos données à caractère personnel. Vous pouvez exercer ces droits auprès de La Clé, notamment en contactant notre Délégué à la protection des données.

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Selon la situation et les conditions prévues par le RGPD, vous pouvez notamment :

• Accéder à vos données — droit d’accès

Vous pouvez nous demander si nous traitons vos données personnelles et, si c’est le cas, obtenir une copie de celles-ci. Vous pouvez également demander des informations sur les raisons pour lesquelles nous les utilisons, les catégories de données concernées, les destinataires auxquels elles sont communiquées et leur durée de conservation.

• Faire corriger vos données — droit à la rectification

Vous pouvez nous demander de corriger ou de compléter des données personnelles qui seraient inexactes ou incomplètes.

• Demander la suppression de vos données — droit à l’effacement

Dans certaines situations prévues par le RGPD, vous pouvez demander la suppression de vos données, notamment lorsqu’elles ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou lorsque vous retirez votre consentement et qu’aucune autre base juridique ne justifie leur conservation.

• Demander de limiter l’utilisation de vos données — droit à la limitation

Dans certaines situations, vous pouvez demander que nous limitions temporairement l’utilisation de vos données. Cela peut notamment être le cas lorsque vous contestez l’exactitude de vos données ou lorsque vous vous êtes opposé à un traitement fondé sur notre intérêt légitime, pendant que nous examinons votre demande.

• Récupérer vos données — droit à la portabilité

Lorsque les conditions prévues par le RGPD sont remplies, vous pouvez recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Vous pouvez également demander que ces données soient transmises directement à un autre responsable du traitement lorsque cela est techniquement possible. Ce droit s’applique uniquement à certains traitements, notamment lorsque le traitement est fondé sur votre consentement ou sur un contrat et qu’il est effectué à l’aide de procédés automatisés.

• Vous opposer à certains traitements — droit d’opposition

Lorsque nous traitons vos données sur la base de notre intérêt légitime, vous pouvez vous opposer à ce traitement pour des raisons tenant à votre situation particulière, sauf si nous pouvons démontrer des motifs légitimes et impérieux justifiant la poursuite du traitement.

Vous pouvez également vous opposer à tout moment à l’utilisation de vos données à des fins de prospection. Dans ce cas, nous cessons de les utiliser à cette fin.

• Retirer votre consentement

Lorsque nous utilisons vos données sur la base de votre consentement, vous pouvez retirer celui-ci à tout moment. Le retrait de votre consentement ne remet pas en cause la légalité des traitements effectués avant ce retrait.

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10. Comment exercer vos droits ?

Vous pouvez exercer vos droits en adressant une demande écrite à la Clé :

• Par e-mail : rgpd@lacleasbl.be

• Par courrier : à l’attention du Délégué à la protection des données, La Clé ASBL, 5 rue Louis Scutenaire – 1030 Schaerbeek.

 

Nous pouvons vous demander certaines informations pour vérifier votre identité et protéger vos données. L’exercice de vos droits est en principe gratuit.

 

Nous vous répondons dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande. Si votre demande est complexe ou si nous recevons un grand nombre de demandes, ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires.

 

Le Délégué à la protection des données constitue votre point de contact privilégié pour toute question relative au traitement de vos données à caractère personnel et à l’exercice de vos droits. Si vous estimez que votre demande n’a pas été traitée de manière satisfaisante, vous pouvez également vous adresser à la direction de La Clé ASBL.

 

Si, malgré cela, vous estimez que le traitement de vos données à caractère personnel ne respecte pas la réglementation applicable ou que vos droits n’ont pas été respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données (APD), sans préjudice de votre droit de saisir les juridictions compétentes :

• Par e-mail : contact@apd-gba.be

• Par courrier : Autorité de protection des données (APD), 35 rue de la Presse – 1000 Bruxelles

• Sur leur site internet : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/contact

 

En outre, vous avez la possibilité de porter plainte devant les juridictions nationales compétentes.

 

11. Cookies et traceurs

Notre site internet utilise exclusivement des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement, à la gestion des sessions utilisateurs et à la sécurité des échanges.

 

Le site utilise uniquement des cookies essentiels, de sécurité et de fonctionnement ; aucun cookie de mesure d’audience, publicitaire ou tiers n’est utilisé, et aucun suivi des utilisateurs n’est effectué.​